Med utgångspunkt i boken ”Kommunikativt Ledarskap i Praktiken” kommer här fyra konkreta tips på hur du kan vässa ditt kommunikativa ledarskap i kris:
Först ett steg tillbaka, sedan två fram
Inled med en enkel behovsanalys av läget och din målgrupp:
- Vad vill och behöver du kommunicera? Finns ett gemensamt ”sense of Urgency”?
- Hur transparanta vill/kan ni som ledare vara?
- Vilka är de viktigaste målen att uppnå med kommunikationen?
- Hur ser behovet ut hos medarbetarna, vad behöver de veta och känna till?
- Hur ser förutsättningarna för kommunikation ut, tex vad gäller förkunskap, fysisk närvaro, digital kunskap etc?
- Hur vill medarbetarna kommunicera? Vilka kanaler fungerar, vilka förutsättningar finns för frågor och dialog?
- Glöm inte bort att inkludera externa konsulter och ”giggare”!
Tänk på: att kommunikation sker på mottagarens villkor. Ställ fråga ”hur vill du kommunicera med mig? Alla medarbetare vill inte kommunicera på samma sätt.
Tydliga förväntningar – skapa en enkel struktur
Skapa en lika enkel som tydlig struktur för din kommunikation. I en situation med stor osäkerhet är det viktigt att skapa säkerhet kring när alla medarbetare får information samt när de kan ställa frågor.
- Bestäm och informera vilka fasta tider som gäller för kommunikationen – en specifik tid per dag/vecka etc.
- Skapa flera olika kanaler för kommunikation: fysiskt personalmöte (och spela in dem och dela med de som inte kan närvara), individuella uppföljningar, sammanfattning via mal, fysisk anslagstavla, intranät och andra digitala lösningar.
- En extra viktig målgrupp är alla mellanchefer. Se till att ha en särskild struktur för dem så de alltid är välinformerade och kan svara på följdfrågor från medarbetare.
Tänk på: att informera trots att ingen ny information finns! Och berätta när du väntas ha mer information/kunskap.
Sträva mot att alltid ha en dialog
Kommunikation kommer från det latinska ordet ”communicare” som betyder ”att dela” och ”göra gemensamt”. Och för att komma till den nivån behövs en dialog. Det räcker inte med enbart tydlig information.
- Se till att all kommunikation verkligen inkluderar en möjlighet till dialog.
- Använd enkla metoder för interaktivitet vid personalmöten – tex Mentimeter
- Följ upp större möten med enskilda samtal antingen fysiskt eller via telefon, mail, chatt etc
- Komplettera mail med inlägg på interaktiva plattformar som intranät, bloggar, Teams etc
Tänk på: att du som ledare kommer vara stressad och behöver därför ha effektiva metoder för kommunikation. Att svara på enskilda medarbetares frågor via mail är mindre effektivt än en öppen dialog på intranätet.
Ledarskap på distans – allt X 2
I en organisation som har stor geografisk spridning – eller då medarbetare uppmanas att arbeta i hemmet så som nu är fallet – blir det kommunikativa ledarskapet än viktigare. Då gäller tumregeln: dubbelt så mycket kommunikation. Kanske inte räknat i tid, men i fokus. När ledare inte kan träffa sina medarbetare fysiskt och spontant i vardagen, behövs ännu mer av struktur och smarta kommunikativa lösningar.
- Dela in digitala möten/kontakter i: formella, informella och spontana
- Gör det till en vana att alltid säga godmorgon och kolla läget digitalt – via sms, chatt, mail, inlägg på intranätet, skype eller liknande.
- Boka in regelbundna ”digitala fikamöten” – här gäller bara ”småprat”
- Vid videomöten, inled alltid med 10 minuters småprat
- Kanske göra som gänget på LinkedIn i Sverige och boka in en digital After Work!?
Tänk på: tumregeln att du i två av tre kontakter med en medarbetare ”inte vill något särskilt”. Det uppmanar till dialog och bygger tillit.
Artikel författad av Pär Lager. Läs mer om honom och boka honom som föreläsare här.
